Come scrivere una lettera commerciale?

Come scrivere una lettera commerciale?

Quando si scrive una lettera commerciale, è necessario utilizzare un tono colloquiale e la formattazione corretta, e si dovrebbe essere breve. Pianificare la vostra lettera prima di scrivere elencando i principali aree o soggetti ad essere inclusi come pure qualsiasi specifici incidenti o dettagli. Quindi determinare un ordine logico in cui affrontare le questioni. Brevemente si riferiscono a qualsiasi precedente corrispondenza o conversazioni nel primo paragrafo, quindi arrivare direttamente allo scopo della lettera d'affari. Chiaramente qualsiasi azione di follow-up nel paragrafo finale.

Tono

Usare un tono piacevole, soprattutto se la lettera di affari contiene azione negativa o una risposta negativa. Indicare apprezzamento per come il destinatario ha aiutato, se applicabile. Nel paragrafo finale, grazie al destinatario per il suo tempo, considerazione o sforzo. Senza essere troppo personale, provare a utilizzare un tono gentile, compassionevole per lettere commerciali. Se voi o la vostra azienda ha commesso un errore, essere schietto nell'ammettere la colpa.
Per evitare la tendenza a scrivere troppo formalmente in una lettera commerciale, utilizzare contrazioni come quelle che vengono comunemente utilizzati nel parlare. Inoltre, includono i pronomi personali — come "I," "Noi" e "nostro" — invece di scelte più formale, come "la società". Essere conciso. Ad esempio, invece di scrivere "Siamo nella ricevuta della vostra corrispondenza per quanto riguarda... "semplicemente scrivere"Abbiamo ricevuto...." Frasi molto formale sono più appropriati in determinati tipi di documenti legali o corrispondenza rispetto a lettere commerciali semplici.

Formato

Utilizzare il formato corretto per una lettera commerciale. Lo stile di blocco è il più semplice. In una lettera di blocco-stile, tutte le parti iniziano al margine sinistro, con non rientri.

Ordine dei componenti principali

Se si utilizza intestata con la vostra azienda o nome personale stampato nella parte superiore, non è necessario digitare il nome e l'indirizzo. Se non si utilizza carta intestata, digitare l'indirizzo nella parte superiore della pagina. Evitare di utilizzare elementi decorativi fantasia o carta colorata per la maggior parte delle lettere commerciali.
Circa 9:57 righe dopo il tuo indirizzo o sotto la stampa di carta intestata, digitare la data e assicurarsi di compitare il mese. Quattro righe sotto la data, digitare all'interno indirizzo. L'interno contiene indirizzo del destinatario indirizzo nome e cognome, via, città e codice postale, con ciascuno su una riga separata. Lasciare una riga vuota tra la riga finale dell'indirizzo e formula di apertura. Il saluto è generalmente nel formato "Caro Signor Smith" o "Dear Mrs. Jones" — utilizzando il nome effettivo del destinatario invece di questi esempi, naturalmente — seguita da due punti.
Una sola riga vuota separa ogni paragrafo nella lettera. Digitare una chiusura, ad esempio "Cordiali saluti" o "Saluti". Utilizzare una virgola dopo la chiusura.
Lasciare tre o quattro righe vuote per una firma, digitare il proprio nome. Posizionare il vostro titolo di lavoro, se lo si desidera, sotto il tuo nome. Se si includono gli allegati o recinzioni nella vostra lettera di affari, digitare la parola appropriata — "Allegato" o "Enclosure" — dopo una riga vuota sotto il tuo nome digitato o titolo.

Correzione di bozze

Verifica il tuo business lettera dopo aver scritto per verificare che tutto sia corretto e completo, tra cui tutte le date e gli importi monetari. Rileggi la lettera per errori tipografici o grammaticali. Avere qualcuno altro leggere la vostra lettera prima di inviarlo e non dimenticate di firmare la lettera con una penna blu o nera.

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